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DEDEM S.p.A. La informa ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (GDPR) che i Suoi dati saranno trattati secondo quanto previsto dalla seguente informativa:

1- Finalità (per quali motivi vengono trattati i Suoi dati?): i dati vengono da noi trattati per le seguenti finalità: a) attività connesse all’erogazione del servizio, nella fattispecie acquisizione della sua immagine fotografica al fine di poterla mettere a disposizione degli enti autorizzati per il rilascio/rinnovo del Documento di riconoscimento richiesto (Patente, Carta d’Identità elettronica) e, qualora acconsenta, di riceverla all’indirizzo mail che ha comunicato in fase di registrazione al servizio; b) attività di assistenza tecnica e commerciale tramite centralino e call center c) eventuale gestione del contenzioso; d) svolgere marketing diretto via e-mail per servizi analoghi a quelli da lei precedentemente fruiti, a meno che lei non si opponga scrivendo in tal senso a info@dedem.it o successivamente in occasione della ricezione dei relativi messaggi di e-mail marketing.

2- Base giuridica del trattamento (cosa ci consente di trattare i Suoi dati?): il Trattamento verrà effettuato perché è necessario per gli adempimenti contrattuali di cui al punto 1 lettera a); perché necessario per rispondere alla sua richiesta di assistenza e commerciale di cui al punto 1 lettera b); perché è necessario per assolvere agli obblighi legali indicati al punto 1 lettera c) tra cui l’art. 2220 codice civile, che prevede la conservazione per 10 anni delle scritture contabili, il D.P.R. 29 Settembre 1973, n.600, il DPR 26 Ottobre 1972, n. 633); e per suo espresso consenso: per svolgere attività di marketing di cui al punto 1 lettera d).

3- Natura del conferimento (cosa succede se non ci fornisce i Suoi dati?): il conferimento dei dati funzionali alla realizzazione delle finalità di cui al punto 1 lettere a-b è necessario per consentire l’erogazione del servizi e la richiesta di assistenza, pertanto un eventuale diniego può comportare l’impossibilità per il Titolare del Trattamento di garantire l’effettuazione della prestazione che consente la messa a disposizione dell’immagine fotografica verso terzi, assicurando il servizio standard di sola stampa e/o l’impossibilità di assistenza tecnica. Il conferimento deivdati funzionali alla realizzazione delle finalità di cui al punto 1 lettera c è necessario per l’assolvimento degli obblighi di legge. Il conferimento dei dati funzionali alla realizzazione delle finalità di cui al punto 1 lettera d è facoltativo, pertanto un eventuale diniego comporterà solo la mancata possibilità di ricevere materiale promozionale senza pregiudicare la fruizione dei Servizi.
Qualora desiderasse opporsi al trattamento dei suoi Dati Personali per le finalità di marketing, potrà in qualunque momento farlo inviando una richiesta all’indirizzo info@dedem.it, attraverso il link in calce alle e-mail ricevute.

4- Periodo di conservazione dei dati e modalità del trattamento (per quanto tempo i Suoi dati verranno da noi conservati e con quali modalità?): il Titolare tratterà i dati personali per 6 mesi per il punto 1 lett. a); per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui al punto 1 lett. b) e c) e comunque per non oltre 10 anni dalla raccolta in relazione ai dati di fatturazione e relativi pagamenti.
In relazione ai dati raccolti per finalità di marketing, questi verranno conservati per un periodo di 10 anni dalla raccolta (salvo revoca da parte del cliente), al termine del quale le verrà richiesto un nuovo consenso.

5- Ambito di conoscibilità e soggetti destinatari (chi metteremo al corrente dei Suoi dati?): i dati conferiti saranno resi noti:

a) ai dipendenti ed ai collaboratori autorizzati dal Titolare del trattamento (Divisione ricerca e sviluppo, Divisione Centralino e Call Center) per gli aspetti che possono riguardarli in base alla loro mansione, secondo le modalità previste dalla legge;
b) potranno essere allocati nei data center di Cloud provider in relazione all’archiviazione dei dati;
c) agenzie pratiche auto abilitate;
d) uffici anagrafe abilitati al servizio C.I.E.
e) potranno essere resi noti, nell’esercizio delle loro funzioni ispettive e di indirizzo, all’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del D.Lgs. 231/01 ed agli organi societari preposti al controllo in base alle normative vigenti (collegio sindacale, ecc.);
f) in relazione ai soli dati pertinenti, potranno essere resi noti a società di consulenza organizzativa, per la progettazione, implementazione e gestione di sistemi di gestione aziendale (Standard ISO, sistemi 231, ecc.) e ad Organismi di certificazione;
g) potranno essere resi noti alla società del Gruppo per le necessarie comunicazioni;
h) a società di revisione dei conti per i controlli previsti dalla legge.

Il Titolare del trattamento ha nominato un Responsabile della protezione dei dati personali i cui riferimenti sono riportati al punto 10 della presente informativa.
I dati conferiti non saranno soggetti a diffusione.

6- Trasferimenti verso paesi terzi ed organizzazioni internazionali (i Suoi dati verranno trasferiti fuori dell’UE?):
La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà presso le sedi del Titolare del trattamento, ed in relazione ai dati elettronici, su server, ubicati in Italia o all’interno dell’Unione Europea, del Titolare del trattamento e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento.
Tuttavia, per motivi organizzativi, per l’archiviazione elettronica dei dati, la gestione delle comunicazioni elettroniche (email) e la gestione del sito web aziendale potranno essere utilizzati anche servizi di Internet service provider ubicati sia in paesi UE che extra UE. Il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge, verso paesi che garantiscano un livello di protezione adeguato, che abbiano adottato le clausole contrattuali standard (SCC) riconosciute dalla Commissione Europea.

7- Processi decisionali automatizzati (i Suoi dati verranno sottoposti a processi decisionali automatizzati?): ai soli fini di assicurare la conformità dell’immagine fotografica alla normativa ICAO (necessaria per accedere al servizio) il Software effettuerà un’analisi dell’immagine al fine di deciderne l’acquisizione digitale.

8- Reclamo all’Autorità di Controllo (a quale Autorità di controllo potrà presentare un eventuale reclamo?): l’interessato che ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il Regolamento UE 2016/679 (GDPR), ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali – Piazza di Monte Citorio n. 121 – 00186 Roma.

9- Diritti dell’interessato (quali sono i Suoi diritti in relazione al trattamento dei dati da parte nostra?): nella Sua qualità di interessato, le sono riconosciuti i seguenti diritti:

Ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e a tutte le informazioni previste dell’art. 15 del GDPR.

Ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che la riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento lei ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Ottenere la cancellazione dei dati personali che la riguardano senza ingiustificato ritardo.
Esercitare il diritto all’oblio (In questa ipotesi l’art. 17 paragrafo 2 impone al titolare non solo di cancellare i dati – sempre ovviamente che ritenga la richiesta legittima per quanto lo riguarda – ma anche, “tenuto conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione”, di adottare “misure ragionevoli, anche tecniche” per informare della richiesta che gli è pervenuta anche gli altri eventuali titolari che stanno utilizzando i dati a lui resi pubblici).

Ottenere la limitazione del trattamento quando ricorra una delle ipotesi previste dall’art. 18 del GDPR.
Ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che la riguardano forniti al Titolare del trattamento, nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR. Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati, l’interessato ha inoltre il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.

Opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che la riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f) del GDPR. In questo caso il Titolare del trattamento si asterrà dal trattare ulteriormente i dati personali salvo l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, che produca effetti giuridici che la riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona. Questo diritto non si applica nei casi disciplinati dall’art. 22, paragrafo 2 del GDPR.

Esercitare il diritto di reclamo all’Autorità di controllo.

10 – Il Titolare del trattamento è DEDEM S.p.A. Via Cancelliera, 59 – 00072 Ariccia (RM), Tel. 06/930261, E-mail info@dedem.it.
Lei potrà rivolgersi al Responsabile della protezione dei dati per avere informazioni e segnalare eventuali disguidi e problemi.
I dati di contatto del DPO sono i seguenti: Tel. 344 2733290, E-mail dpo@dedem.it.

DEDEM S.p.A